Lassen Sie sich nicht von Nacharbeit überrumpeln! Bauen Sie sie in Ihren Projektplan ein.
In meinen Kursen sage ich meinen Studenten gerne, dass Interessenvertreter wie neue Welpen im Garten sind: Sie müssen ihr Revier markieren und ihren Geruch auf allem hinterlassen, was sie sehen!
Sie müssen sich die Projektergebnisse zu eigen machen, indem sie sie anpassen, verändern, neu interpretieren und ihnen auf andere Weise ihren eigenen Stempel aufdrücken. Mitanderen Worten: Wenn sie das tun, was Sie von ihnen erwarten, nämlich sich aktiv mit Ihrem Team und den sich entwickelnden Projektergebnissen auseinandersetzen, werden sie garantiert Änderungen und Anpassungen vornehmen, wenn sie beginnen, sich die Projektergebnisse "zu eigen" zu machen. Und das ist eine gute Sache! Sie möchten, dass diese Art von Eigenverantwortung dazu beiträgt, den Erfolg der fertigen Arbeitsprodukte Ihres Projekts zu gewährleisten, wenn sie schließlich an die Benutzer übergeben werden. Der Nachteil ist jedoch, dass dies zu Nacharbeit führt, wenn Sie alle vorgeschlagenen Überarbeitungen vornehmen.
Die Schlüsselfrage für Sie als Projektmanager lautet: Werden Sie diese von den Stakeholdern generierte Überarbeitung berücksichtigen, indem Sie sie formell in den Projektplan einbauen, oder werden Sie einfach überrumpelt, wenn die Stakeholder Sie bei Ihren Überprüfungssitzungen mit ihrem abweichenden Feedback überraschen?
Bauen Sie nie mehr, als Sie überarbeiten wollen
Der Sinn des obigen Diagramms ist folgender: Erstellen Sie nie mehr, als Sie überarbeiten wollen. Das heißt, riskieren Sie nicht stundenlange Arbeit in die "falsche" Richtung. Holen Sie sich frühzeitig Feedback ein, nehmen Sie frühzeitig Anpassungen vor und wiederholen Sie die Arbeit - immer nur ein wenig, in kleinen Schritten.
So entwerfen Sie ein Projekt mit eingebauten Überarbeitungsmöglichkeiten
Der folgende Prozess (aus meinem eBook "The Project Management Minimalist","Schritt 4: Finden Sie heraus, was Sie tun müssen, um die Arbeitsproduktefertig zu stellen ") * führt Sie durch den Prozess der Erstellung eines Projektplans, in dem reichlich Nacharbeit eingeplant ist.
1. Stellen Sie die gesamte Projektdokumentation zusammen, dieSie bisher erstellt haben, einschließlich der von den Beteiligten genehmigten Projektumfangserklärung, des Projektstrukturplans (PSP), der technischen Spezifikationen, der Angebote und so weiter.
2. Versammeln Sie das Kernprojektteam und so viele Beteiligte wie möglich.
3. Führen Sie eineBrainstorming-Sitzungdurch, in der das Kernprojektteam und die Interessenvertreter Folgendes tun :
a. Untersuchen Sie jede spezifische Leistung, die erbracht werden muss (siehe Projektstrukturplan...)
b. Führen Sie die spezifischen Aufgaben auf, die durchgeführt werden müssen, damit sich dieLeistung von der groben Idee zum fertigen Produkt entwickelt . (Verwenden Sie dieMindmapping-Methode oder andere Hilfsmittel wie ein Gantt-Diagramm) .
c. Planen Sie viele Gelegenheiten für die Beteiligten ein, die Arbeitsprodukte in kleinen Schritten zu überprüfen , während sie sich entwickeln. Wenn Sie beispielsweise einen Bericht schreiben, warten Sie nicht , bis Siefertig sind, um ihn mit den Prüfern zu teilen. Geben Sie stattdessen zuerst eine Skizze und dann einen groben Entwurf weiter (und holen Sie sich Feedback und Überarbeitungen ein), bevor Sie sich der Fertigstellung und dem Feinschliff des Berichts widmen . Fügen Sie in Ihre Aufgabenliste so viele Zyklen wie möglich ein: "Erstellen, Weitergeben, Feedback, Überarbeiten" . Aufdiese Weise können Sie ungeplante Nacharbeiten (und Zeitverluste durch die Ablehnung Ihrer Ergebnissedurch die Beteiligten )vermeiden , indem Sie Möglichkeiten zur Überprüfung und Überarbeitung in Ihren Plan einbauen.
d. Kombinieren und organisieren Sie die Liste der Aufgaben/Aktivitäten in breite Sammlungen verwandter Aufgaben oder Phasen.
e. Erstellen Sie ein Netzdiagramm (Flussdiagramm), das die Reihenfolge und den Fluss aller Projektaufgaben, -aktivitäten und -phasen zeigt .
4. das Netzdiagramm und die Aufgabenlisteüberarbeiten und fertigstellen .
5. Verteilen Sie das Netzdiagramm und die Aufgabenliste an die entsprechenden Interessengruppen/Sponsoren und holen Sie dieformelle Genehmigung ein(d.h. die Abzeichnung).
Wie Welpen auf dem Bauernhof
Denken Sie daran, dass Ihre Projektbeteiligten wie neue Welpen im Garten sind: Sie müssen ihr Revier markieren! Sie müssen sich die Projektergebnisse zu eigen machen, indem sie sie anpassen, verändern, neu interpretieren und ihnen auf andere Weise ihre eigene Sichtweise verleihen. Arbeiten Sie mit Ihren Stakeholdern anhand der oben beschriebenen Schritte zusammen, um einen gemeinsamen Satz von Projektschritten zu erstellen, der ihnen reichlich Gelegenheit gibt, die Ergebnisse systematisch, planmäßig und in vollem Umfang vorausschauend zu gestalten. Auf diese Weise werden Sie nicht von einem Haufen unvorhergesehener Änderungen überrumpelt, die Ihren Projektzeitplan und Ihr Budget sprengen!
Durch seine Bücher, Artikel, Workshops und öffentlichen Auftritte hat Michael Greer versucht, das Feld des Projektmanagements (PM) zu entmystifizieren und es für neue und nebenberufliche Projektmanager zugänglich zu machen.