Planen Sie Ihr erstes Projekt mit Tom's Planner

Thursday, 6 June, 2019

Mit Tom's Planner haben Sie ein großartiges Werkzeug gefunden, um auf einfache Weise Projektpläne zu erstellen. Aber wie plant man eigentlich ein Projekt? Woher wissen Sie, welche Aufgaben Sie einbeziehen müssen und wie lange sie dauern werden? Wenn Sie noch nie ein Projekt geplant haben und schnelle Hilfe brauchen, ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie. Wir werden Sie durch den gesamten Prozess der Projektplanung führen.

Zerlegen Sie Ihr Projekt in überschaubare Teile

Für den ersten Schritt brauchen Sie nur ein Blatt Papier oder eine leere Tabelle: Sie müssen das große, abstrakte Projektziel in kleinere Abschnitte unterteilen. Das sind die Aktivitäten, die Ihr Team durchführen muss, um das Projektziel zu erreichen. Beginnen Sie damit, diese Aufgaben aufzulisten. Nehmen wir an, Sie sind für den Bau einer Schule verantwortlich. Sie könnten das Projekt in vier allgemeine Phasen unterteilen:

• Entwurf
• Auswahl des Standorts
• Bau
• Inneneinrichtung, Möbel und Ausstattung

Dies ist immer noch ein sehr umfassender Plan, und wir könnten mit einem solchen Plan auf hoher Ebene keine Maßnahmen ergreifen. Wir müssen jede Phase weiter in konkrete Aufgaben unterteilen. Hier ist eine detailliertere Ansicht:

Planung:

• Entwurf des Gebäudes
• Innenraumgestaltung

Auswahl des Standorts:

• Erstellen einer Liste mit 3 möglichen Standorten
• Bewertung des Bodens

Bau:

• Fundament
• Rahmung
• Wände
• Dach

Inneneinrichtung, Möbel und Ausstattung:

• Elektrische Verkabelung
• Heizung, Lüftung, Klimaanlage
• Klempnerarbeiten
• Trockenbau
• Möbel

Natürlich könnten wir noch detaillierter werden, aber wir wollen dieses Beispiel einfach halten. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Schritte Sie in Ihren Projektplan aufnehmen sollen, können Sie Folgendes tun: Recherchieren Sie bei Google nach ähnlichen Projektplänen. Sie könnten nach "Softwareentwicklungsprojektplan" googeln.

Tom's Planner hat auch einen Vorlagenbereich, in dem Sie fertige Vorlagen für gängige Projekttypen finden. Falls Sie für ein großes und komplexes Projekt verantwortlich sind, sollten Sie zunächst einen Projektstrukturplan (PSP) erstellen.

Ein Projektstrukturplan ist ein visuelles, hierarchisches Modell, das alle Teile aufzeigt, die ein Projekt zu liefern oder zu erledigen hat. Auf Tacticalprojectmanager.com finden Sie einen hervorragenden Artikel über die Erstellung von Projektstrukturplänen, falls Sie mehr darüber erfahren möchten. Schätzen Sie den Aufwand und die Dauer der einzelnen Aufgaben Nachdem Sie die Liste der Aufgaben fertiggestellt haben, müssen Sie nun den erforderlichen Aufwand für jede Aktivität schätzen. Sie möchten zum Beispiel wissen, wie viele Wochen der Bauunternehmer für die Erstellung des Fundaments, den Bau des Dachstuhls und der Wände benötigen würde. Mit diesen Informationen können Sie einen Zeitplan für Ihr Projekt erstellen.

Die Schätzung des Aufwands ist eine der größten Herausforderungen des Projektmanagements. Sie werden nie zu 100 % genau sein, aber Sie sollten so nah wie möglich herankommen. Hier sind drei Möglichkeiten, um gute Schätzungen zu erhalten:

• Befragen Sie Experten: Ihre Fachexperten wissen am besten, wie viel Zeit sie für ihre Arbeit benötigen.
• Suchen Sie nach Referenzprojekten: Sprechen Sie mit Personen, die ähnliche Projekte durchgeführt haben, und fragen Sie sie, wie viel Zeit sie für die einzelnen Schritte benötigt haben.
• Rechnen Sie nach: Bei Aufgaben, die aus mehreren Blöcken bestehen, kann es hilfreich sein, Schätzungen auf der Ebene der Teilaufgaben vorzunehmen und dann den Gesamtaufwand zu ermitteln: Wenn ein Bauunternehmer 15 Minuten braucht, um einen Quadratmeter Bodenbelag fertig zu stellen, dann braucht er für den gesamten 400 Quadratmeter großen Fußboden 15 Minuten x 400 = 6000 Minuten = 10 Stunden, um den gesamten Raum zu verlegen.

Beachten Sie, dass Schätzung und Dauer nicht dasselbe sind: Eine Baufirma braucht vielleicht 10 Tage, um das Fundament eines Schulgebäudes zu bauen. Die Fertigstellung der Arbeiten wird jedoch wahrscheinlich mehr als zwei Wochen in Anspruch nehmen. Und warum? Es gibt Tage, an denen die Arbeiten wegen schlechten Wetters unterbrochen werden müssen. Außerdem hat das Unternehmen noch andere Projekte zu bedienen. Die Gesamtdauer wird also in der Regel den geschätzten Aufwand übersteigen.

Abhängigkeiten berücksichtigen

Der schwierige Teil von Projekten besteht darin, dass jede Aufgabe mit anderen Arbeiten verknüpft ist. Wenn sich eine Aufgabe verzögert, verzögern sich auch die nachfolgenden Aufgaben. Wenn Sie versuchen zu verstehen, welche Aufgaben durchgeführt werden müssen, sollten Sie auch ein Gefühl für die Abhängigkeiten bekommen. Haben Sie in unserem Beispielprojekt irgendwelche Abhängigkeiten gesehen? Nun, Sie können natürlich keine Wände aufstellen, bevor das Fundament fertig ist. Das Fundament muss also vor allen anderen Bauarbeiten erstellt werden. Auch die Elektroinstallation muss vor der Installation von Klima- und Heizungsanlagen erfolgen. Andere Tätigkeiten können parallel dazu geplant werden. So kann beispielsweise die Entwurfsarbeit des Architekten zur gleichen Zeit erfolgen, in der die Bauingenieure potenzielle Standorte inspizieren und Bodenuntersuchungen durchführen.

Rückwärts- und Vorwärtsplanung: Welcher Weg ist für Sie der beste?

Ein allgemeiner Punkt, über den Sie entscheiden müssen, ist, ob Sie Ihr Projekt rückwärts oder vorwärts planen wollen. Bei der rückwärts gerichteten Planung ist das Enddatum vorgegeben, und Sie ordnen eine Aktivität nach der anderen in rückwärts gerichteter Reihenfolge an. Bei der Vorwärtsplanung beginnen Sie mit einem bestimmten Starttermin und finden heraus, wie lange das Projekt dauern wird.

Genügend Puffer einplanen

Ein Projekt zu planen ist einfach. Die Ausführung ist der schwierige Teil, insbesondere die Einhaltung des Zeitplans für die Aufgaben. Sehr oft kommt es vor, dass die Dinge nicht so laufen, wie sie geplant waren. Häufige Gründe sind:

• Die Arbeit dauert länger als erwartet
• Technische Probleme tauchen auf
• Teammitglieder werden krank
• Neue Anforderungen tauchen auf (die zusätzliche Zeit für die Umsetzung benötigen)

Das Ergebnis: Ihr sorgfältig geplanter Zeitplan wird auseinanderbrechen - es sei denn, Sie haben einen ausreichenden Puffer eingeplant. Ein zusätzlicher Tag hier und da, um unerwartete Verzögerungen auszugleichen (z. B. aufgrund von schlechtem Wetter bei einem Bauprojekt).

Erstellen des Projektplans mit Tom's Planner

Nun ist es an der Zeit, das eigentliche Gantt-Diagramm für unser Projekt zu erstellen. Nehmen Sie Ihre Liste der Projektaktivitäten und öffnen Sie ein neues Blatt in Tom's Planner.

Schritt 1: Bereiten Sie Ihre Zeitleiste vor

Als erstes aktivieren wir die Wochenansicht, da wir die Arbeit nicht täglich, sondern wöchentlich planen werden. Das hat den Vorteil, dass wir unseren Plan nicht ändern müssen, wenn sich Aufgaben von einem Tag auf den anderen verschieben.

Schritt 2: Geben Sie die Projektphasen ein.

Als Nächstes wollen wir die Projektphasen eingeben. Klicken Sie dazu einfach auf die orangefarbenen Balken und geben Sie den Namen der Phase ein. Das Ergebnis sollte wie folgt aussehen:

Schritt 3: Erfassen Sie die Projektaktivitäten

Im nächsten Schritt geben Sie die Projektaktivitäten ein, die der richtigen Phase zugewiesen werden müssen. Das sollten Sie jetzt sehen:

Schritt 4: Zeichnen Sie die Aktivitätsbalken

Bis jetzt haben wir das Projekt noch nicht visualisiert. Das werden wir jetzt nachholen. Für jede Aktivität wird ein Balken gezeichnet, der die Dauer der Aktivität darstellt. Bevor Sie die Balken zeichnen, müssen Sie in der Zeitansicht zum richtigen Zeitraum blättern. In unserem Beispiel planen wir einfach vorwärts, d. h. wir beginnen mit dem heutigen Datum und planen die Vorgänge nacheinander. So sieht unser Projektplan jetzt aus:

Wir haben Puffer zwischen einigen der Aktivitäten eingefügt.

Schritt 5: Geben Sie Ihrem Plan den letzten Schliff

Sie sollten sich diese beiden Funktionen ansehen, um Ihren Zeitplan zu perfektionieren. Meilensteine hinzufügenMeilensteine sind nützlich, um wichtige Errungenschaften in Ihrem Projekt hervorzuheben. Mit Tom's Planner können Sie Meilensteine entweder durch Hinzufügen eines farbigen (z. B. roten) Zeitblocks oder durch Hinzufügen eines Symbols aus der Bibliothek eingeben:

Hinzufügen eines Meilensteins als Zeitblock:

Hinzufügen eines Meilensteins als Symbol:

Auf diese Weise werden beide Vorgänge miteinander verbunden, und Sie können sie unter Beibehaltung der gewünschten Reihenfolge vorwärts oder rückwärts verschieben. Nun haben Sie Ihren ersten Projektplan erstellt. Herzlichen Glückwunsch! Zum Schluss möchten wir Ihnen noch ein paar Tipps zur Projektplanung geben.

Überlegungen zur ZeitplanungBei der Planung der Projektarbeit auf der Zeitachse sollten Sie einige Dinge beachten:

• Verfügbarkeit von Ressourcen: Das ist offensichtlich. Sie können die Arbeit nicht an einem Tag oder in einer Woche planen, an dem Ihr zuständiges Teammitglied im Urlaub oder mit anderen Arbeiten beschäftigt ist. Das Gleiche gilt für Ressourcen wie Maschinen oder Werkzeuge, die nicht jeden Tag zur Verfügung stehen können.
• Feiertage: So sehr wir Feiertage auch mögen, sie können die Projektplanung erschweren. Eine Tätigkeit, die normalerweise in 5 Arbeitstagen abgeschlossen werden könnte, muss möglicherweise auf zwei Wochen verteilt werden, nur weil ein Feiertag dazwischen liegt.
• Ereignisse im Unternehmenskalender: Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Kalender mit unternehmensspezifischen Veranstaltungen. Dabei kann es sich um Messen, Workshops zur Geschäftsprognose, aber auch um wiederkehrende Aktivitäten wie Monatsabschlüsse in der Buchhaltung handeln. Einige Ihrer Aktivitäten können mit diesen Veranstaltungen kollidieren, daher sollten Sie den Kalender Ihres Unternehmens prüfen und Ihre Aktivitäten um die unternehmensspezifischen Veranstaltungen herum planen.

Schließlich: Teilen Sie Ihren Plan mit und holen Sie Feedback einSobald Ihr Projektplan fertig ist, empfehlen wir Ihnen, ihn mit Ihrem Team zu teilen. Nicht nur, um den Leuten mitzuteilen, wann die Arbeiten stattfinden werden, sondern auch, um Feedback einzuholen. Vielleicht entdecken Ihre Teammitglieder einen Terminkonflikt, den Sie bei der Erstellung des Plans nicht gesehen haben. Es ist besser, Planungsprobleme frühzeitig zu erkennen als später im Projekt, wenn Sie bereits in der Umsetzungsphase sind. Um Ihren Plan im Team zu teilen, können Sie die Freigabefunktion in Tom's Planner verwenden. Sie finden sie in der oberen Symbolleiste:

Klicken Sie auf Andere einladen:

Geben Sie nun die E-Mail-Adressen der Teammitglieder ein, für die Sie den Plan freigeben möchten. Der schreibgeschützte Modus ist die richtige Wahl, wenn Sie nicht möchten, dass jemand anderes Änderungen vornimmt:

Klicken Sie auf Einladung senden, und Ihre Kollegen erhalten per E-Mail einen Link, über den sie auf den Projektplan zugreifen können. Wir hoffen, dass dieses Tutorial für Sie hilfreich war und wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrem Projekt! Vielen Dank, dass Sie Tom's Planner nutzen. Dieser Artikel wurde von Adrian Neumeyer von tacticalprojectmanager.com geschrieben. Wenn Sie etwas Zeit haben, schauen Sie sich auch den Rest seines Blogs an. Er ist gut. Er hat praktische Ratschläge und ist bodenständig, genau wie Tom's Planner.