Be More Productive" (Teil 1) Projektmanagement-Blog von Jason Womack

Monday, 30 May, 2011

Nur sehr wenige Projekte, an denen wir arbeiten, werden isoliert durchgeführt. Wir steuern unsere Gewohnheiten und Routinen, ändern unseren Kontext und nutzen unser Netzwerk, um Dinge zu erledigen.

Für Ihr nächstes Projekt, das Sie in Angriff nehmen wollen (oder wenn Sie schon weit fortgeschritten sind und noch Raum zum Wachsen haben), sollten Sie die drei Einflussfaktoren auf Ihre Produktivität und Arbeitsplatzleistung maximieren.

Optimieren Sie Ihren eigenen Arbeitsablauf.
Wir tun, was wir normalerweise tun. Warum ist das so? Und was bedeutet das für Projektdenken und Projektmanagement? Stellen Sie sich vor, Sie betreten zum ersten Mal Ihr Büro und setzen sich an Ihren Schreibtisch. Dort beginnen Sie mit einer Reihe von Arbeitsabläufen, die Sie im Laufe der Zeit entwickelt und geübt haben. Wenn Sie anders arbeiten wollen (die Zeit effizienter verwalten, Ihre Systeme effektiver nutzen, mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren, anders mitplanen usw.), müssen Sie wahrscheinlich etwas anders machen.

Bevor Sie also versuchen, eine neue Workflow-Methode einzuführen, sollten Sie etwa eine Woche lang beobachten, was Sie bereits tun. Verfolgen Sie einige Ihrer "Arbeitsschritte".

- Wie unterbrechen Sie Ihre Mitarbeiter (und wie oft)?
- Auf welche Hilfsmittel oder Technologien verlassen Sie sich, um Ihre Arbeit zu erledigen?
- Wenn Sie Zeit zum Nachdenken und Planen brauchen, wie schaffen Sie sich diese Blöcke während des Tages?

Nach einer Woche dieser halbfokussierten Beobachtung haben Sie vielleicht einige Ideen, wie Sie einige dieser Verhaltensweisen gezielt und deutlich ändern können, um den Arbeitstag und die Projektmanagementprozesse effizienter zu gestalten.


Optimieren Sie den Arbeitsablauf am Arbeitsplatz
Der Ort, an dem Sie arbeiten, kann Ihre Produktivität ebenso stark beeinflussen wie Ihre besten Pläne. Das heißt, wenn Sie wissen, was Sie zu tun haben, aber in einer Umgebung arbeiten, die Unterbrechungen belohnt, Ablenkungen fördert und Unvollständigkeit begünstigt, könnte es schwierig sein, diesem Plan zu folgen.

Führen Sie in der nächsten Woche ein "Unterbrechungsexperiment" mit Ihrem Team durch. Führen Sie eine Art Agenda-Tracking-System ein, um Ihre gegenseitigen Unterbrechungen zu maximieren. (Ja, genau, Unterbrechungen maximieren.) Wenn ich im Laufe von 2-3 Stunden die 3 oder mehr Dinge aufschreibe, die ich Ihnen sagen muss, und dann um 11:30 Uhr zu Ihnen komme, habe ich Ihnen an diesem Tag 2 zusätzliche Unterbrechungen erspart!

Maximieren Sie Ihr Netzwerk
Wenn Sie Ihre Beziehungen DURCH die Zeit hindurch aufbauen, wird es Ihnen leichter fallen, um Hilfe zu bitten, wenn Sie sie IN der Zeit brauchen. Wer ist in Ihrer Nähe, der Ihnen hilft (und wer ist in Ihrer Nähe, der es nicht tut???)? Zu oft warten wir, bis wir im Rückstand sind, der nächste Schritt im Projekt ansteht oder wir völlig gestresst sind, bevor wir um Hilfe bitten.

Laden Sie jemanden zu einem #CoffeeChat oder sogar zu einem Mittagessen ein. Bitten Sie in der E-Mail, die Sie senden, oder in der Sprachnachricht, die Sie hinterlassen, um etwas Zeit und lassen Sie sie wissen, dass Sie gerne "etwas mit ihnen besprechen" würden. Beschreiben Sie in ein oder zwei Absätzen, woran Sie arbeiten und warum Sie denken, dass sie Ihnen ein paar Ideen geben könnten. Oh, und stellen Sie sicher, dass Sie diejenige sind, die das Mittagessen übernimmt!

Die Art und Weise, wie Sie arbeiten, wo Sie arbeiten und mit wem Sie arbeiten, wirkt sich auf Ihre Produktivität aus. Nehmen Sie sich heute etwas Zeit und schlagen Sie einen neuen Kurs ein. Nutzen Sie diese Ideen, um Ihre Produktivität zu steigern, Ihren Stress zu reduzieren und mehr von den richtigen Dingen zu erledigen.