Rituale des Projektmanagements" von Elizabeth Harrin
Der folgende Beitrag ist ein Gastbeitrag von Elizabeth Harrin, Autorin von Social Media for Project Managers und Project Management in the Real World.
Ich erinnere mich an ein Team, das ich von Grund auf neu zusammenstellen musste, das noch nie zuvor zusammengearbeitet hatte und das noch nie an einem Projekt beteiligt war. In dieser Situation wirkten kleine Rituale Wunder, um zu erklären, was ein Projekt ist und was Projekte bewirken, und vor allem, was ich als Projektleiter zu tun hatte. Ich verschickte Tagesordnungen, hatte alle Notizen der letzten Sitzung auf PowerPoint-Folien und leitete die meisten Teamsitzungen wie einen Workshop, so dass ich genügend Zeit hatte zu erklären, warum wir das, was wir taten, in dieser Reihenfolge taten.Es gibt noch ein weiteres Ritual, das ich zu Beginn eines neuen Projekts pflege, aber das ist nur zu meinem eigenen Vorteil. Ich sortiere meine gesamte elektronische Ablage aus. Das bedeutet:
- Erstellen einer Archivdatei in Outlook, unterteilt in Unterordner, in denen ich meine Projekt-E-Mails speichern kann
- Einrichten einer Versionskontrolle für alle meine Projektdokumente
- Organisation des Netzlaufwerks, so dass ich alle elektronischen Dokumente übersichtlich ablegen kann, wiederum mit Unterordnern für alle relevanten Dokumente.
Wie sehen diese Unterordner aus? Nun, ich halte mich an ein ziemlich standardisiertes Ablagesystem, unabhängig vom jeweiligen Projekt:
- Dokumentation: Ordner für alle aktuellen "offiziellen" Projektdokumente wie Einleitungsdokument, Anforderungsdokument usw.
- Planung: die aktuellste Kopie des Plans sowie Dokumente, die sich auf den Plan beziehen
- Frühere Versionen: für Archivkopien, damit sie nicht mit den aktuellen Versionen durcheinander geraten
- Grafiken: Wenn das Projekt Grafiken enthält, bewahre ich diese separat auf, z. B. Screenshots für das Anforderungsdokument oder während der Entwicklung erstellte Mock-Ups
- Berichte: für Wochenberichte, zusammenfassende Berichte und Berichte der Lenkungsgruppe
- Protokolle: für Protokolle von Besprechungen
- Alles andere, was spezifisch für das Projekt ist und in einem separaten Ordner aufbewahrt werden könnte.
Wenn man sich zu Beginn des Projekts organisiert , fällt es einem leichter, im Laufe des Projekts den Überblick zu behalten. Außerdem ist mein Kopf dann in Ordnung, wenn ich ein neues Projekt in Angriff nehme und alles gut sortiert ist.
Elizabeth schreibt den preisgekrönten Blog A Girl's Guide to Project Management, in dem dieser Artikel zuerst erschien. Sie ist Direktorin von The Otobos Group, einer Unternehmensberatung, die sich auf Themen rund um Projektmanagement und Frauen im Beruf spezialisiert hat.
Von Elizabeth Harrin.