Die Kunst des guten Projektabschlusses von Peter Taylor

Der Wert der gelernten Lektionen: Die Kunst eines guten Projektabschlusses

Entweder haben Sie etwas verpasst, oder es hat sich wirklich nichts getan

Wie wir wissen, gibt es bekannte Dinge; es gibt Dinge, von denen wir wissen, dass wir sie wissen.
Wir wissen auch, dass es bekannte Unbekannte gibt: Das heißt, wir wissen, dass es einige Dinge gibt, die wir nicht wissen.
Aber es gibt auch unbekannte Unbekannte: Die, die wir nicht kennen, wissen wir nicht.

Donald Rumsfeld (Pressekonferenz des Verteidigungsministeriums).

Das ist eine verrückte Formulierung, aber eigentlich hat die ganze Sache einen Sinn. Sie befinden sich hier am Ende des Projekts. Es war ein Erfolg oder zumindest kein völliger Misserfolg, und Sie machen sich auf den Weg zum nächsten Projekt. Aber Moment, wissen Sie wirklich alles? Wissen Sie, was Sie nicht wissen? Natürlich nicht, das ist nicht möglich. Machen Sie sich also nicht vor, dass Sie es wissen!
Was tun Sie also dagegen? Jetzt ist es an der Zeit, eine Retrospektive Ihres Projekts durchzuführen, eine Überprüfung, eine überlegte und offene Aktivität, die Ihnen die Möglichkeit gibt, zu lernen, was Sie noch nicht wissen.

Genau wie zu Beginn des Projekts - denken Sie an "ein brandneues Projekt... zu einem Zeitpunkt, der von Frieden und Liebe und allgemeinem Wohlbefinden zwischen allen Beteiligten geprägt ist" - ist auch das Ende des Projekts ein besonderer Zeitpunkt. Es ist ein Zeitpunkt, an dem die Mitglieder des Projektteams viel eher bereit sind, offen, gleichberechtigt und ehrlich mit Ihnen zu sprechen. Deshalb sollten Sie sich in dieser Zeit besonders anstrengen, um zu lernen, wie Sie beim nächsten Mal effektiver (und sogar "Productively Lazy") sein können.

Die Anwendung des "Productive Lazy"-Ansatzes

Beende, was du angefangen hast
Wie der Meister der Mastermind-Fragen sagt: "Ich habe angefangen, also werde ich auch zu Ende bringen", und Sie sollten sicherstellen, dass Sie das auch tun. Beenden Sie das Projekt auf korrekte und vollständige Weise. Vermeiden Sie den üblichen Druck und die Versuchung, sich auf das nächste saftige Projekt zu stürzen, das nach Ihnen ruft.
Machen Sie das Beste aus dieser zweiten Chance auf Frieden, Liebe und Harmonie (hoffentlich) und lernen Sie alles, was Sie lernen können. Es wird sich lohnen, das garantiere ich.

Wissen, was man weiß
Beginnen Sie zuerst mit sich selbst. Was "wissen" Sie über das Projekt? Eine ganze Menge, das ist sicher, aber konzentrieren Sie sich weniger auf das, was Sie zu Beginn des Projekts bereits wussten, sondern denken Sie eher daran, was Sie während des Projekts neu gelernt haben.

Vieles von dem, was passiert ist, wird durch die Wiederanwendung früherer Erfahrungen oder Kenntnisse verarbeitet worden sein, manches aber auch nicht. Sie lernen bei jedem Projekt dazu, also überlegen Sie, was Sie dieses Mal gelernt haben.

Jetzt wissen Sie, was Sie wissen, und wissen wahrscheinlich auch, was Sie nicht wissen, Lücken in Ihrer Projekterfahrung, Fragen, die Sie Ihrem Team stellen können.

Finden Sie heraus, was Sie nicht wissen
Konzentrieren Sie sich nun auf die unbekannten Unbekannten

Idealerweise führen Sie dazu eine vollständige Retrospektive durch. Wenn Sie dies nicht tun können, holen Sie zumindest Beiträge von wichtigen Mitgliedern Ihres Projektteams ein. Eines der besten Nachschlagewerke hierfür ist Project Retrospectives von Norman L. Kerth (siehe Referenzen). Ich liebe die oberste Direktive, die Kerth seinen Retrospektiven zugrunde legt: Unabhängig davon, was wir entdecken, müssen wir verstehen und wirklich glauben, dass jeder die beste Arbeit geleistet hat, die er oder sie angesichts des damaligen Wissensstandes, seiner oder ihrer Fähigkeiten und Fertigkeiten, der verfügbaren Ressourcen und der gegebenen Situation leisten konnte.

Es gibt Schätze da draußen, nicht eine Person weiß alles über das Projekt, und schon gar nicht Sie als Projektleiter (Sie glauben doch nicht ernsthaft, dass Ihr Team Ihnen alles erzählt hat, was vor sich ging, oder?)
Machen Sie sich also auf die Suche nach Gold, denn in den "gelernten Lektionen" stecken Goldklumpen oder zumindest Lektionen, die wir lernen können, wenn wir nur aufmerksam sind. Zumindest einer aus Ihrem Projektteam wird Ihnen etwas sagen, das Ihnen in Zukunft helfen wird und Sie ein wenig produktiver sein lässt. Und der beste Weg, dies zu erreichen, besteht darin, dies schon am "dicken" Anfang des Projekts zu planen, ganz am Anfang.

Fragen Sie, was Sie jetzt wissen müssen
Im Rahmen dieses retrospektiven Prozesses sollten Sie auch die Gelegenheit nutzen, Fragen zu stellen, die Sie beantwortet haben möchten. Erinnern Sie sich: Die Dinge, die Sie wissen, was Sie nicht wissen, die Lücken in Ihrer Projekterfahrung, diese Fragen sollten Sie Ihrem Team stellen.

Vervollständigen Sie Ihr Wissen, indem Sie einen offenen und ehrlichen Dialog mit dem Team führen. Es wird sie vielleicht überraschen, was Sie nicht wissen, und sie werden zweifellos froh sein, dass sie bei dem Projekt mithelfen konnten.

Lernen Sie die Lektionen, die es zu lernen gilt
OK, fassen wir nun alles zusammen. Sorgfältig und langsam.
  • Sie wissen, was Sie wissen.
  • Sie wissen auch, was Sie nicht wissen - und haben hoffentlich Antworten auf die Lücken in Ihrem Wissen erhalten.
  • Sie wissen jetzt, was Sie nicht wussten, was Sie wussten, durch das Feedback des Teams und anderer Quellen.
  • Und durch die Retrospektive wissen Sie zumindest ein wenig mehr über das, was Sie nicht wussten, dass Sie es nicht wussten - wenn das Team sehr offen mit Ihnen war.
Ganz einfach, oder?

Erzählen Sie anderen, was Sie jetzt wissen
Und zum Schluss: Lassen Sie dieses Wissen nicht einfach auf sich sitzen. Geben Sie es an alle weiter, die davon profitieren können.
Gelernte Lektionen sollten mit anderen geteilt werden, also seien Sie nicht kleinlich, sondern teilen Sie es mit allen!

Das Raster der Selbstentwicklungslogik.


All diese Punkte lassen sich in diesem Diagramm zusammenfassen. Um von unbewusster Inkompetenz zu bewusster Inkompetenz zu gelangen, d. h. nicht zu wissen, was man nicht weiß, und sich einfach nicht darum zu kümmern, muss man sich dessen bewusst werden - die Retrospektive kann dieses Bewusstsein fördern.

Um von bewusster Inkompetenz zu bewusster Kompetenz zu gelangen, d. h. zu wissen, was man nicht weiß, und sich darüber Gedanken zu machen, kann die Retrospektive zusammen mit einem auf den Ergebnissen basierenden Lernplan helfen.

Und schließlich, um von bewusster Kompetenz zu unbewusster Kompetenz zu gelangen - das erfordert eine Menge Übung, also fangen Sie an!

Die Geschichte eines Projektmanagers über eine Flucht ohne Grund

Eine Geschichte, und ja, ich bin der betreffende Projektleiter, sehr zu meiner Schande.

Im Großen und Ganzen habe ich alle meine Projekte wirklich genossen. Das soll nicht heißen, dass es im Laufe der Jahre nicht auch Herausforderungen gab; Höhepunkte und Tiefpunkte, Momente, in denen ich das Gefühl hatte, genug zu haben, aber auch gute Momente, die nie enden wollten.

In dieser Geschichte geht es um ein Projekt in einem Fertigungsunternehmen, das viel mehr Tiefpunkte als Höhepunkte hatte.
Das Projekt war "herausfordernd" (und manchmal schien es fast unmöglich), der Lenkungsausschuss war "schwierig" (um es gelinde auszudrücken), das Projektteam war "gemischt" in seinem Interesse und seinen Fähigkeiten (um es milde auszudrücken), und ich war weit von zu Hause entfernt. Die ganze Erfahrung hat mich als Projektleiter vom ersten Tag an auf die Probe gestellt, aber ich hatte das Gefühl, dass ich mich gut geschlagen habe. Und zwar bis zum Ende des Projekts.

Um schnell zum Punkt dieser Geschichte zu kommen: Das Projekt kam zum Abschluss. Die Ergebnisse wurden geliefert und das Unternehmen stimmte widerwillig zu, das Projekt zu unterzeichnen. Die Arbeit war getan.

Aber das war sie nicht.

Ich hatte im Laufe der Monate eine ziemlich höllische Erfahrung gemacht und wollte einfach nur, dass das alles ein Ende hat. Als die letzte Sitzung des Lenkungsausschusses vorbei war und das Protokoll unterzeichnet wurde, rannte ich fast zu meinem Auto, sprang hinein und verließ überglücklich den Parkplatz. Die Autobahn nach Hause rief nach mir, und während aus den Lautsprechern Rockmusik dröhnte, beschloss ich, dieses Projekt zu den Akten zu legen und nie wieder zurückzukehren.

Ich war ein glücklicher Projektleiter.

Dann wurde ich gebeten, zu einer Projektnachbesprechung zurückzukehren!

Mir wurde ganz flau ums Herz, und ich fing an, mir 101 Gründe auszudenken, warum ich zu beschäftigt, zu krank, zu geistig inkompetent, zu "kurz vor einem Spontanurlaub" und zu "ich will einfach nicht zurück" war, um, nun ja, nicht zurückzugehen.

Ich bin nicht zurückgegangen. Jemand anders schon.

Und das war's dann auch.

Aber das war es nicht. Meine Wissbegierde hat mich schließlich übermannt, und irgendwann nach der Überprüfung habe ich mich mit dem anderen Projektleiter zusammengesetzt und viele Dinge entdeckt, die ich über mein eigenes Projekt nie gewusst hatte.

Ich erfuhr (natürlich durch den anderen Projektleiter), dass das Unternehmen bei einem ähnlichen Projekt sehr schlechte Erfahrungen gemacht hatte und deshalb bei diesem Projekt sehr nervös war, sehr nervös sogar.

Ich entdeckte, dass das Projekt von einem der Lenkungsmitglieder trotz des Widerstands anderer im Unternehmen nachdrücklich befürwortet worden war und dass vieles, z. B. sein Ruf und möglicherweise seine Karriere, von einem erfolgreichen Ergebnis abhing.

Ich entdeckte, dass zwei Mitglieder des Projektteams in der Anfangsphase des Projekts, sagen wir mal, persönliche "Probleme" hatten, was zu einer gewissen Restspannung zwischen ihnen führte.

Ich entdeckte, dass es in einem bestimmten Geschäftsbereich ein "schwarzes Loch" gab, in dem der Zweck und der Nutzen, die Rechtfertigung des Projekts, nie erklärt wurden.

Ich entdeckte, dass sie mich für einen sehr starken und kompetenten Projektmanager hielten, der sich aber vielleicht nicht genug auf die menschliche Seite des Projekts konzentrierte.

Und ich persönlich entdeckte, und das musste mir nicht von meinem Projektmanagement-Kollegen gesagt werden, dass ich viel verpasst hatte, als ich das Projekt vor seinem endgültigen Abschluss verließ.

Ich persönlich habe festgestellt, dass ich für den vollständigen und richtigen Abschluss hätte bleiben sollen, ich hätte so viel gelernt.

Eine letzte Bemerkung

Heutzutage versuche ich immer, irgendeine Form von Projektrückblick zu machen, egal wie leicht, egal wie praktisch es ist - die Vorteile sind vielfältig (und sie können auch viel Spaß machen).

Fortschritt wird nicht von Frühaufstehern gemacht. Er wird von faulen Menschen gemacht, die versuchen, einfachere Wege zu finden, etwas zu tun. Robert Heinlein (1907 - 1988)


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Peter Taylor ist ein dynamischer und kaufmännisch versierter Fachmann, der im Projektmanagement beachtliche Erfolge erzielt hat.

In den letzten 26 Jahren war er im Projektmanagement in drei großen Geschäftsbereichen tätig: MRP/ERP-Systeme bei verschiedenen Softwarehäusern, bis hin zu seiner jetzigen Position bei Infor, Business Intelligence (BI) bei Cognos und Product Lifecycle Management (PLM) bei Siemens. In den letzten 7 Jahren hat er PMOs geleitet und Projektmanager ausgebildet und konzentriert sich jetzt auf die Entwicklung projektbasierter Dienstleistungen bei Infor.

Er ist auch ein versierter Kommunikator und Führungskraft und ist ein professioneller Redner sowie der Autor von 'The Lazy Project Manager' (Infinite Ideas) und 'Leading Successful PMOs' (Gower).

Weitere Informationen finden Sie unter www.thelazyprojectmanager.com - und über seine kostenlosen Podcasts in iTunes.



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