Warum planen? Projektplanung Teil 1 - von Martin Webster

Viele Menschen scheitern an der Projektplanung. Manche sagen, sie hätten keine Zeit, eine solche zu erstellen. Andere halten sie für unnötig. Sie gehen davon aus, dass der Projektplan ein komplexes Dokument ist, in dem jede Minute eines jeden Tages berücksichtigt wird.

In dieser Serie von Beiträgen möchte ich mit diesen Mythen aufräumen. Ich werde Ihnen zeigen, dass die Projektplanung eine wichtige Tätigkeit ist , die zu einigen wirklich nützlichen Dokumenten führt - Dokumente, die Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen.


Die Projektplanung hilft uns, die Grundlage für unser Verständnis zu schaffen. Mit anderen Worten: Die Planung ist ein Hilfsmittel, um Schwierigkeiten vorherzusehen und sich darauf vorzubereiten, und um zu erkennen, was getan werden muss, damit unsere Bemühungen erfolgreich sind.

Darüber hinaus hilft uns die Projektplanung, eine Vielzahl von Fragen sicher zu beantworten. Zum Beispiel:

  • Kann er erstellt werden?
  • Wird er rechtzeitig fertig werden?
  • Wie viel wird es kosten?
  • Ist es durchführbar?
  • Wird es funktionieren?
  • Wie können wir sicher sein, dass es den richtigen Nutzen bringen wird?
  • Was ist, wenn wir etwas ändern?
  • Wie viele Fortschritte haben wir gemacht?
  • Was ist, wenn jemand krank ist oder nicht zur Verfügung steht?
Wenn Sie immer noch nicht vom Wert der Projektplanung überzeugt sind, möchte ich Sie an die Hauptgründe für das Scheitern von Projekten erinnern. Wenn Sie glauben, dass es etwas mit der Komplexität oder dem Einsatz von Technologie zu tun hat, dann liegen Sie falsch. In Wirklichkeit scheitern Projekte aus folgenden Gründen
  1. Der Umfang wird nicht effektiv verwaltet - schlechte Projektplanung
  2. Man verliert das ursprüngliche Ziel aus den Augen - ein schwacher Business Case
  3. Die oberste Führungsebene unterstützt das Projekt nicht - geringe Einbindung der Beteiligten
Eine wirksame Planung bildet die Grundlage für Ihr Projekt und geht diese Fallstricke von vornherein an. Bei der Projektplanung geht es um die Festlegung des Umfangs - was wird gemacht (und von wem) und was wird ausgelassen. Darüber hinaus unterstützt die Projektplanung, wenn sie früh genug beginnt, die Bewertung des Wertes - des geschäftlichen Nutzens - und hilft bei der Ausarbeitung von Ideen für den Business Case. Ebenso ist der Projektplan die Grundlage für die Kommunikation und die Unterstützung durch die Unternehmensleitung.

Was beinhaltet der Plan?
Der Projektplan ist ein Managementdokument. Er wird vom Projektleiter in den frühesten Phasen des Projekts erstellt und im Laufe des Projekts verfeinert. Der Plan sollte neben den Ressourcen und Kosten die folgenden Informationen enthalten.
  • Phasen - Zeiträume eines Projekts, in denen die Arbeit erledigt wird
  • Arbeitspakete - eine Gruppierung von Aktivitäten mit definiertem Umfang, Zeitrahmen und Kosten, für deren Erbringung nur eine Person verantwortlich ist
  • Aktivitäten - Komponenten der Arbeit, die zum Abschluss des Projekts erbracht werden müssen
  • Meilensteine - wichtige Ereignisse mit einer Dauer von Null, die normalerweise den Beginn einer Phase darstellen
  • Deliverables (Produkte) - durch das Projekt produzierte und im Business Case definierte Ergebnisse
  • Reviews - ein Kontrollpunkt, an dem ein Deliverable (oder das gesamte Projekt) anhand der Geschäftsziele bewertet wird
  • Abhängigkeiten - wenn ein Teilergebnis nur erreicht werden kann, wenn ein Teilergebnis eines anderen Arbeitspakets (oder Projekts) abgeschlossen ist.
Üblicherweise werden Kosten- und Ressourcenpläne in Tabellenform dargestellt. Im Gegensatz dazu werden Projektzeitpläne am besten als Gantt-Diagramme dargestellt.

Der Projektzeitplan bietet einen detaillierten Überblick über das tägliche Management des Projekts und eine zusammenfassende Darstellung für den Projektsponsor und das Senior Management.

Im nächsten Teil werde ich Ihnen zeigen, wie die Elemente des Plans aus einer Liste von Produkten, die im Rahmen des Projekts hergestellt werden sollen, aufgebaut werden können. Sobald dies geschehen ist und die Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten leicht zu erkennen sind, können die für die Durchführung der Aktivitäten erforderlichen Ressourcen geplant werden.

*****
Martin Webster ist Solution Design and Commissioning Manager beim Leicestershire County Council. Er verfügt über mehr als zehn Jahre Erfahrung im Projekt- und Programmmanagement. Martin Webster schreibt regelmäßig zu den Themen Führung, Unternehmensveränderung und Projektmanagement. Lesen Sie mehr unter Martin Webster, Esq.

Werden Sie einer von fast 178.134 Kunden und erstellen Sie Ihr erstes Gantt-Diagramm noch heute!