Warum planen? Projektplanung Teil 2 von Martin Webster

Tuesday, 24 January, 2012

In meinem letzten Beitrag - Warum planen | Projektplanung, Teil 1 - habe ich erklärt, wie die Projektplanung uns hilft, Schwierigkeiten vorherzusehen und uns darauf vorzubereiten.

Die Projektplanung ist eine wesentliche Managementtätigkeit, die allen Projektbeteiligten Informationen - Verständnis - vermittelt:

• Was wird benötigt
• Wie wird es gemacht
• Wer macht was
• Wann werden die Dinge geschehen

Wenn wir ein Projekt beginnen, neigen wir dazu, es als eine Reise zu betrachten: eine Suche oder eine Wanderung im Nebel. Diese Analogie ist zwar nützlich, um die Art des Projekts zu verstehen, das wir beginnen, aber wir sollten uns nicht auf die Reise konzentrieren. Bei der Planung geht es um das Ziel - das, was das Projekt liefern wird. Daher können wir viel gewinnen, wenn wir uns auf die Produkte konzentrieren, die produziert werden müssen.

Planung ist unabhängig von der Größe oder Art des Projekts unerlässlich. Lassen Sie uns die Planung für einen Moment auf den Kopf stellen!

Wie bereits erwähnt, besteht der Projektplan aus Kosten- und Ressourcenplänen sowie einem Zeitplan oder Gantt-Diagramm. Das bedeutet jedoch nicht, dass wir anfangen, Aufgaben oder Aktivitäten an Personen zu vergeben, indem wir die verfügbare Zeit auftauchen lassen. Nein! Eine wirksame Planung beginnt mit dem Verständnis des Projektumfangs.

Dementsprechend beschreiben wir zunächst die Qualität der Produkte, die das Projekt liefern muss. Produkte sind einfach Meilensteine oder Ergebnisse, die zum Erfolg des Projekts beitragen. Im Gegensatz dazu verbrauchen Aktivitäten Zeit und Mühe, die dazu beitragen sollen, bestimmte Produkte und letztendlich Geschäftsvorteile zu liefern.

Beispiele für Produkte könnten sein:

• Ein Business Case
• Eine Einladung zur Ausschreibung
• Eine Teststrategie
• Der Vertrag
• Geschulte Benutzer
• Ein Testplan

Die produktbezogene Planungstechnik - definiert im PRINCE2-Handbuch - erleichtert die Abschätzung des Aufwands, der Ressourcen und der Zeit, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind. Darüber hinaus stellt die produktbasierte Planung die Qualität in den Mittelpunkt der Planung, da sie vollständig und eindeutig definiert ist. Die Planung ist unabhängig von der Größe oder Art des Projekts unerlässlich. Der Rest dieses Artikels zeigt, wie die produktbezogene Planung durchgeführt wird, indem mit dem Produktstrukturplan begonnen wird.

Das Produktflussdiagramm und die Produktbeschreibung werden im letzten Teil dieser Serie behandelt.Der ProduktstrukturplanDer Produktstrukturplan definiert und dokumentiert den Projektumfang: alles, was das Projekt zur Erreichung seines Ziels produzieren wird. Der Produktstrukturplan - oder PBS - ist ein einfaches hierarchisches Baumdiagramm.

Es gibt zwar viele Möglichkeiten, einen PBS zu erstellen, aber ich beschreibe hier den Ansatz, der für mich am besten funktioniert: eine Teamaktivität, bei der das Projektteam in einem moderierten Workshop zusammenkommt. So kann der Projektleiter persönlich zum Planungsprozess beitragen. Machen Sie es außerdem interaktiv und beziehen Sie alle mit ein! Wenn Sie meinen Blog (Martin Webster, Esq.) lesen, werden Sie erfahren, dass ich zur Beteiligung ermutige und oft Post-It-Notizen und Flipcharts verwende. Aber denken Sie daran: Es liegt in der Verantwortung des Projektleiters (oder Moderators), dass sich die Teilnehmer auf die Projektergebnisse konzentrieren und nicht auf den Input.

Beginnen wir mit einem einfachen Beispiel: Organisation und Durchführung einer erfolgreichen Veranstaltung.

Das erste Produkt beschreibt, was das Projekt in seiner Gesamtheit zu erreichen beabsichtigt. Dies ist der Ausgangspunkt des PBS. Machen Sie dies absolut klar. Denken Sie daran, dass es um das Ziel geht! Was ist also erforderlich, um eine erfolgreiche Veranstaltung durchzuführen? Fragen Sie Ihr Publikum. Ermutigen Sie zur Teilnahme und lassen Sie Ihren Ideen freien Lauf. Erlauben Sie den Teilnehmern, alles, was ihnen in den Sinn kommt, auf einen Post-It-Zettel zu schreiben. Dazu gehören physische, funktionale und konzeptionelle Produkte. Begrenzen Sie diese Aktivität jedoch auf 5 oder 10 Minuten, je nach Größe und Komplexität des Projekts. Am Ende werden Sie eine Menge Ideen haben. Viele werden das gleiche Thema behandeln. Andere werden einzigartig sein.

Ich vermute, dass einige der folgenden Schlüsselkomponenten identifiziert werden können:

• Verwaltung
• Werbung
• Finanzen
• Logistik
• Anmeldung
• Redner
• Förderer

Als Nächstes gruppieren Sie die Post-It-Zettel in ähnliche Produktkategorien. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn es sich in diesem Stadium noch nicht um klar definierte Produkte oder Ergebnisse handelt. Vereinbaren Sie nun die Bestandteile des Projekts und legen Sie diese auf ein separates Flipchart. In diesem Beispiel haben wir die Anfänge eines Produktstrukturplans.

Erstes PBS

Fahren Sie damit fort, die Produkte weiter aufzuschlüsseln. Auch hier sollten Sie die Zeit auf 5 bis 10 Minuten pro Iteration begrenzen. Während Sie das Projekt in seine Bestandteile zerlegen, werden Sie feststellen, dass einige Produkte überflüssig sind, weil sie durch spätere Produkte besser beschrieben werden. So ist zum Beispiel die Werbung besser als Werbekampagne und Marketingprodukte definiert.

Auch Sie werden irgendwann feststellen, dass es schwierig ist, weiter zu untergliedern. Wenn das der Fall ist, hören Sie auf, wo Sie sind. Die Arbeit ist getan. Was als eine einzige Beschreibung des Projekts begann, ist nun eine umfassendere Liste der Teile, die das Projekt beschreiben. Dokumentieren Sie diese Informationen und verwenden Sie sie zur Erstellung des Produktflussdiagramms und der Projektbeschreibungen. Vielen Dank für die Lektüre.

***** Martin Webster ist Solution Design and Commissioning Manager beim Leicestershire County Council. Er verfügt über mehr als zehn Jahre Erfahrung im Projekt- und Programmmanagement. Martin Webster schreibt regelmäßig über Themen aus den Bereichen Führung, Unternehmensveränderung und Projektmanagement. Lesen Sie mehr unter Martin Webster, Esq.